Quy Trình & Cách Tính Cước Phí Vận Chuyển Hàng Hóa Bằng Đường Hàng Không

Nếu bạn đang lo lắng về rủi ro chậm trễ giao hàng cho đối tác, hàng hóa dễ bị hư hỏng, hoặc cần vận chuyển những mặt hàng có giá trị cao thì vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không (Air Freight) chính là giải pháp tối ưu nhất.

Tuy nhiên, đi kèm với tốc độ vượt trội thì đây cũng là phương thức vận tải tốn kém nhất. Tại sao lại như vậy? Hãy cùng Superstar Global Logistics tìm hiểu chi tiết quy trình vận hành và cách tính cước chuẩn quốc tế ngay sau đây để doanh nghiệp chủ động tối ưu chi phí cho lô hàng của mình.

1. Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không chuyên nghiệp

Quy trình chung khi thực hiện một lô hàng nhập khẩu bằng đường hàng không bao gồm các bước cốt lõi sau:

• Bước 1: Tìm hiểu chính sách nhập khẩu mặt hàng tại nước nhập khẩu, tiến hành xin giấy phép nhập khẩu (nếu có).
• Bước 2: Ký hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) và tiến hành thanh toán với đối tác nước ngoài.
• Bước 3: Liên hệ đại lý vận chuyển (Forwarder) để cung cấp thông tin hàng hóa, kiểm tra xem mặt hàng có đủ điều kiện bay hay không.
• Bước 4: Thông báo cho Forwarder liên hệ đối tác đại lý nước ngoài để tiến hành nhận hàng và vận chuyển về Việt Nam.
• Bước 5: Truyền tờ khai hải quan nhập khẩu, đóng thuế và thông quan hàng hóa ngay khi hàng đáp xuống sân bay.
• Bước 6: Nhận hàng tại kho sân bay (TCS/SCSC tại SGN hoặc ALS/AAL tại HAN), đưa về kho riêng để dán nhãn mác phụ và phân phối ra thị trường.

2. Hướng dẫn Cách Tính Cước Phí Vận Chuyển Hàng Hóa Bằng Đường Hàng Không  (Air Freight) chuẩn IATA

Khi vận chuyển hàng không, cước phí không đơn thuần tính bằng cách đặt kiện hàng lên bàn cân vật lý. Theo quy định quốc tế của Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA) công bố trong hệ thống TACT (The Air Cargo Tariff), chi phí vận chuyển sẽ dựa trên không gian thực tế mà hàng hóa chiếm dụng trong khoang máy bay.

Để tính toán chi phí này một cách chính xác, IATA đưa ra quy chuẩn so sánh dưới đây:

2.1. Phân biệt Gross Weight và Volume Weight để tìm ra Chargeable Weight

Hãng hàng không luôn phải tối ưu hóa hai giới hạn của tàu bay: Trọng tải (Sức nặng) và Dung tích (Thể tích khoang chứa). Do đó, cước bay sẽ được tính dựa trên Trọng lượng tính cước (Chargeable Weight) – là con số lớn hơn sau khi so sánh giữa hai loại trọng lượng:

• Gross Weight (Trọng lượng thực tế - GW): Khối lượng vật lý của toàn bộ lô hàng sau khi đã đóng gói bao bì, pallet (đo bằng kg). Thường áp dụng cho hàng nặng như máy móc, kim loại, phụ tùng nặng.
• Volume Weight / Volumetric Weight (Trọng lượng thể tích - VW): Khối lượng quy đổi từ kích thước 3 chiều của lô hàng nhằm bù đắp khoảng trống bị chiếm dụng trong khoang bay đối với các mặt hàng cồng kềnh nhưng nhẹ (bông, bỉm tã, hộp rỗng...).

2.2. Công thức tính Trọng lượng thể tích chuẩn IATA (Hệ Metric)

Theo quy tắc chung của IATA, 1 mét khối (1 m3 hay 1 CBM) hàng không tương đương với 167 kg. Từ tỷ lệ quy đổi này, công thức tính trọng lượng thể tích được quy định như sau:

Lưu ý quan trọng trong Cách Tính Cước Phí Vận Chuyển Hàng Hóa Bằng Đường Hàng Không: Kích thước (Dài, Rộng, Cao) phải được đo ở các điểm nhô ra lớn nhất của kiện hàng sau khi đóng gói. Nếu lô hàng gồm nhiều kiện có kích thước khác nhau, bạn cần tính thể tích của từng kiện rồi cộng tổng lại trước khi chia cho 6000.

2.3. Ví dụ minh họa thực tế cho Cách Tính Cước Phí Vận Chuyển Hàng Hóa Bằng Đường Hàng Không

Doanh nghiệp của bạn cần nhập khẩu một lô hàng thiết bị y tế gồm 5 thùng carton.

• Trọng lượng thực tế (Gross Weight) của cả lô: 150 kg (mỗi thùng nặng thực tế 30 kg).
• Kích thước mỗi thùng: Dài 60 cm× Rộng 50 cm× Cao 50 cm.

Cách xác định Chargeable Weight (Trọng lượng tính phí thực tế) theo chuẩn IATA:

• Bước 1: Tính thể tích của 1 thùng: 60×50×50=150.000 cm3
• Bước 2: Tính tổng thể tích của 5 thùng:150.000×5=750.000 cm3
• Bước 3: Tính Trọng lượng thể tích quy đổi (Volume Weight):

• Bước 4: Xác định Trọng lượng tính cước (Chargeable Weight):
  • So sánh: Gross Weight (150 kg) và Volume Weight (125 kg).
  • Vì 150 kg>125 kg, hãng bay sẽ áp dụng con số lớn hơn là 150 kg để tính cước phí.

(Ngược lại, nếu lô hàng này chỉ nặng thực tế 100kg nhưng giữ nguyên kích thước, hãng bay sẽ dùng con số Volume Weight là 125kg để tính tiền).

2.4. Quy tắc phân nhóm cước (Weight Breaks)

Trong biểu thuế hàng không quốc tế (GCR - General Cargo Rates), đơn giá cước/kg không cố định mà sẽ giảm dần khi khối lượng hàng tăng lên nhằm khuyến khích gửi hàng số lượng lớn:

3. Các loại phụ phí thường gặp trong vận chuyển hàng không

Để tránh phát sinh các chi phí "bất ngờ" trên hóa đơn, doanh nghiệp cần biết rõ cước hàng không bao gồm:

• Phí Air Freight (Cước bay thuần): Tính theo đơn giá/kg tùy theo từng nấc trọng lượng nêu trên.
• Phí biến động theo thị trường: Phí nhiên liệu (FSC - Fuel Surcharge) & Phí an ninh (SSC - Security Surcharge).
• Phí tại sân bay (Local Charges đầu xuất/nhập):
  • Phí lao vụ/bốc xếp tại kho hàng sân bay (Terminal Handling Charge - THC).
  • Phí phát hành vận đơn (AWB Fee).
  • Phí soi an ninh (Screening Fee).
• Phí dịch vụ khác: Phí dịch vụ khai báo hải quan & Vận chuyển nội địa bằng xe tải chuyên dụng (nếu đi trọn gói Door-to-Door).
• Phụ phí hàng quá khổ, quá tải, hàng không được xếp chồng…

4. Tại sao giá cước hàng không biến động và làm sao để tối ưu chi phí?

• Các yếu tố ảnh hưởng: Giá cước hàng không điều chỉnh liên tục phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:  mùa cao điểm (Peak Season - cuối năm, lễ Tết), biến động giá dầu thế giới và tình trạng khan hiếm tải bay (space) của các hãng hàng không.
• Bí quyết tối ưu chi phí cho doanh nghiệp:
  • Tối ưu đóng gói: Đóng gói hàng hóa gọn gàng tối đa, rút bớt khoảng trống thừa để giảm thiểu Trọng lượng thể tích quy đổi.
  • Lên kế hoạch sớm: Đừng đợi đến khi hàng xong mới tìm đơn vị vận chuyển. Hãy liên hệ ngay khi đã ký hợp đồng ngoại thương. Đồng thời, thông báo cho công ty Forwarder trước khi đối tác hoàn thành hàng từ 5 - 7 ngày để giữ chỗ (book space) với giá tốt nhất.
  • Chọn đúng đối tác: Ưu tiên lựa chọn các công ty Forwarder uy tín, là đại lý cấp 1 (GSA) của các hãng bay lớn để luôn có giá contract ưu đãi và được ưu tiên tải bay kể cả mùa cao điểm.

5. Những lưu ý quan trọng khi vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không

• Khai báo thông tin chính xác: Phải khai báo rõ ràng, chi tiết tính chất hàng hóa (hàng thường, hàng nguy hiểm, hàng chất lỏng...).
• Lưu ý hàng đặc biệt: Những mặt hàng chứa pin, nam châm, hóa chất... yêu cầu phải có MSDS (Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất) và giấy phép vận chuyển đặc biệt. Hãy kiểm tra kỹ với đối tác và FWD trước khi ký hợp đồng để tránh việc hàng bị từ chối bay tại sân bay xuất khẩu.
• Chuẩn bị chứng từ sớm: Hoàn thiện bộ chứng từ nhập khẩu trước khi máy bay hạ cánh để tiến hành thông quan ngay, tránh phát sinh phí lưu kho (Storage fee) cực kỳ đắt đỏ tại sân bay.
• Đối với những lô hàng có trọng lượng lớn sẽ có khả năng bị tách nhiều chuyến khác nhau. Cần theo dõi sát sao quá trình vận chuyển để có phương án tối ưu nhất.
• Cảnh giác lỗi "Dark Screen" (Màn hình tối) khi soi chiếu an ninh: Lỗi này xảy ra khi kiện hàng của bạn được đóng gói quá dày, bọc quá nhiều lớp giấy bạc, hoặc bản chất hàng hóa là kim loại đúc đặc/chất lỏng đậm đặc khiến máy soi X-ray không thể nhìn xuyên qua.
  • Hệ quả: Lô hàng sẽ bị giữ lại để kiểm tra bổ sung bằng phương pháp ETD (kiểm tra vết chất nổ) hoặc buộc phải khui thùng kiểm tra thủ công (Physical Check).
  • Thiệt hại: Doanh nghiệp phải gánh thêm phí kiểm tra ETD, phí đóng gói lại (Repacking) và đối mặt với rủi ro cực cao bị rớt chuyến bay (miss flight).

Kết luận

Hiểu rõ quy trình vận hành và cách tính cước sẽ giúp doanh nghiệp hoàn toàn chủ động kiểm soát chi phí logistics, cũng như đảm bảo được tiến độ giao hàng đúng cam kết với khách hàng.

📞 Bạn có lô hàng cần đi gấp trong tuần này?

Hãy cung cấp kích thước thùng hàng và tuyến đường, đội ngũ chuyên viên của SUPERSTAR GLOBAL LOGISTICS sẽ tính toán phương án vận chuyển tối ưu và gửi báo giá chính xác nhất cho bạn sau 5 phút! Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay!